入學文件翻譯：先核對學校要求，再保持原文與譯文一致
先讀校方指定語言，不自行假設
入學文件翻譯的起點是個別學校官方申請指引。有香港學校要求提交英文成績表，亦有學校指出非英文文件需要翻譯；文件語言要求可因學校、年級及文件類別而不同。成績表是否需要翻譯，應以目標學校當期頁面為準，而不是因另一所學校曾接受原文便套用。
建立原文、譯文與來源三方對照
學校申請翻譯應保留完整原校成績表，不可只交重新排版的摘要。可為每份文件記錄原文檔名、英文版本、發出學校、學年、頁數及是否包含印章或簽署。原文和譯文要一起交嗎，要看校方指引；內部檔案則應始終把兩者配對保存，方便日後核實。
姓名一致性是最先要處理的欄位
英文成績表、身份文件及申請表上的學生姓名必須可互相對照。中英文姓名不同怎樣處理，可先以學生護照姓名或校方指定身份文件為主軸，建立姓名對照，保留原文件寫法；如有真實的更名或次序差異，按學校要求提供解釋與證明，不應自行修改原始紀錄來追求表面一致。
評級與科目名稱不要擅自等同
學歷文件翻譯不只是逐字轉換。評級制度不同要怎樣說明，可保存原校提供的成績評級說明、科目名稱及學期位置，讓學校理解分數所屬制度；譯文不應自行把一個等級改成另一教育制度的成績。誰可以翻譯學校文件亦屬校本要求，若頁面沒有列明，應標作待學校確認。
鎖定每次遞交的翻譯套件
翻譯版本管理可使用同一編號連結原文、譯文和附件，並記錄譯者或發出機構、完成日期及遞交學校。上載前檢查方向、裁切、頁碼及可讀性，避免把草稿當成正式版本。教育顧問可協助建立文件索引和一致性檢查，但不能自行認定翻譯資格、學歷等同或校方必然接受。
常見問題
所有非英文文件都一定要翻譯嗎？
不一定。應按每所學校對文件語言及年級的正式要求處理。
可以只交譯文而不保存原文嗎？
內部檔案不應這樣做；遞交組合則以學校指引為準。
可以把原校等級直接換算成另一制度成績嗎？
不應自行換算。應保留原始等級及原校的評級說明。